Notulen ALV DBMN 23 mei 2017

Gehouden op 23 mei 2017 – Ontmoet & Doet, Zonnebaan 18 Utrecht
Aanwezig bestuur:
Martin Dekker voorzitter
Ron van Doorn algemeen bestuurslid
Arjan Luijendijk algemeen bestuurslid
René van Stipriaan algemeen bestuurslid
Stefan Roelfsema algemeen bestuurslid
Renee Langevoort aspirant Penningmeester
Frances van Kooten aspirant secretaris

Aanwezigen: Niels de Ruiter, Evert Roetman, Emiel van Hilten, Michiel Sloos (Pirates), Chris Fredriks (Pirates), Van Dongen (Boslust), Willemsen (Boslust), Tom Herwig, Ron van Swol (DV Houten), Maarten Slijkhuis (Estrella), Hans Stout (Estrella), Rinus den Daas (Breakout), Jeroen Sopers (DV Houten), Marcel Burgmeijer (BAZ) en Jan van de Wijngaards (BAZ), Maarten Hofman, Ton van Vliet (Pirates), Christa de Voogd-Kox, Dirk-Jan Kramer, Marco Noordzij.
Enige ontbreken door een koffiebekerincident.
Afwezig m.k.g.: helaas verloren gegaan excuses

1. Opening
De voorzitter, Martin Dekker, heet iedereen welkom. De voorzitter biedt zijn excuus aan voor het te laat tot stand komen van de vergaderstukken. Ook het voornemen om in maart een ALV te houden is niet gelukt. In de captainsmap zal de datum al bekend worden gemaakt. Ook een mooie stok achter de deur voor het bestuur.
De voorzitter stelt iedereen achter de tafel voor.

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2. Notulen ALV van 26 mei 2016
• Emiel van Hilten was wel aanwezig bij de vorige ALV.
• Achternaam M. Sloos en C. Fredriks aanpassen
• Achter Van Dongen en Willemsen Boslust zetten.

Actiepunten bestuur.
Punt 2 al vermeld in het welkomstwoord van de voorzitter. En punt 3 zijn wij mee bezig. Punt 1 is geregeld via de NDB. Vragen hierover kan via het bestuur naar de NDB.

Na de wijzigingen wordt de notulen vastgesteld.
Met dank aan de notulist worden de notulen vastgesteld.

3. Jaarverslag 2016 secretaris
Niet alle nieuwe banen zijn gekeurd dit jaar.
Jeroen Sopers. De DBMN wil een hoogwaardig blad neer zetten. Vraag waar is het. Het
Chris Fredriks Waarom is het jaarverslag openbaar. Omdat wij transparant willen zijn.
Chris Fredriks De site is zo lek als een mandje. De darter wil de lekken aangeven (Tom Herwig)

Het secretarieel jaarverslag wordt met wijzigingen vastgesteld.

4. Jaarverslag 2016 Penningmeester
Ron van Swol. Wij leunen zwaar op sponsoren. Waar blijk dat uit? 50 euro. Normaal wordt het magazine uit de sponsorgelden betaald. Nu wordt alleen de jeugd gesponsord. De HoSS ranking wordt gesponseerd door de prijzen voor het toernooi te betalen. In het volgend jaarverslag worden ook in natura sponsoring in het verslag gezet.

Het heeft heel veel tijd gekost om de financiële gegevens voor 2016 in orde te maken. De bedoeling is dat er per kwartaal gerapporteerd gaat worden.

Vraag inschrijving voor de senioren is toegenomen. Er zijn minder leden en het gevoel is dat de aantal deelnemers aan toernooien is afgenomen. Is dat te verklaren waarom het inkomen is toegenomen?
2015 was een heel slecht jaar en Open Midden Nederland is in deze cijfers meegenomen.

Wat zijn de afspraken rondom Next talent of darts met de andere deelnemende bonden?
Waarom betaald de NDB niet mee. Omdat het een initiatief is van de bonden en niet van de NDB. Zij adviseren wel.

Michiel Sloos. Wat is het verschil tussen posten eten en drinken? Vrijwilligers en LACO.

Financiële commissie. Wat is er gebeurd dat deze commissie er niet meer is? Er heeft een overdracht plaatsgevonden. Maar dat ging vrij plotseling. Wij hopen dat er een vast persoon komt die dat voor gaat regelen. De boekhouding werd niet bijgehouden. De rekeningen werden wel betaald.

Is er destijds bewust gekozen dat het boekjaar anders is dan het speeljaar? Dat is al jaren zo. Wij weten niet beter. Maakt niet echt uit of je een gebroken boekjaar hebt of niet. Zorg voor stabiliteit. Daarna kijken of het anders kan.

Niels de Ruiter. Financieel is een belangrijke stuk op de agenda. Zoek altijd naar een goed leesbaar financieel verslag. Die heb ik niet gevonden. Het komt vooral door tijd. Er wordt gewerkt aan een jaarverslag met leesbare uitleg.

Wanneer is er gestart met de financiële opstelling van het verslag. April. Applaus voor Renee.

Martin bedankt Renee voor zijn inzet en toelichting en de inzet die hij toegezegd heeft voor komende periode.

5. Verslag van de kascontrolecommissie
Maarten Slijkhuis leest het verslag van de kascommissie voor. Er is vooral op dezelfde manier geschreven. De kastelling zat niet bij de balans.
Er werd een duidelijke en goede boekhouding gepresenteerd. Steekproefsgewijs zijn cijfers gecontroleerd. Alle gewenste informatie was voorhanden. Er zijn geen tekortkomingen in verlies & winst rekening geconstateerd. De aanbevolen verbeteringen voor vorig jaar is helaas door tijdsgebrek en wisseling van de wacht niet opgevolgd. Het bestuur beloofd beterschap. De commissie beveelt dan ook decharge voor 2016 aan.

Unaniem gaan de aanwezige leden akkoord met het verlenen van decharge voor het gevoerde financiële beleid over 2016.

6. Vaststelling contributie

Het bestuur ziet geen aanleiding de hoogte van de contributie aan te passen.

7. Vaststelling begroting seizoen 2016

Een begroting voor seizoen 2017 is niet opgesteld, alle energie was gericht op de juiste verwerking van afgelopen jaren. Het bestuur noemt deze situatie niet ideaal. Men hoopt volgend jaar m.b.v. ondersteuning van een penningmeester alle financiële zaken goed aan te kunnen bieden. Het bestuur gaat in het najaar een begroting voor leggen.

Wat gaan jullie doen aan promotie.

AJT gaan wij uitvoeren.
De AJT is een ééndaags evenement bedoeld voor de breedtesport. Mensen jeugd en volwassenen bekend maken met de dartssport.
Er wordt gewerkt om meer te regelen voor de jeugd.

Komt er een jeugd ranking? Er waren te weinig deelnemers.
Kan de DBMN de leden faciliteren om meer voor de jeugd te doen. Uiteraard wil de DBMN helpen maar wel samen. Vooral kijken of de verenigingen gezamenlijk aan tafel gaan zitten om dit te bespreken en af te tasten wat de mogelijkheden zijn. Wordt een speerpunt.
Gegevens wordt uitgewisseld.

Emiel van Hilten vraagt wanneer de jeugdspeler die een shirt heeft gewonnen zijn shirt ontvangt. Dit zal zo snel mogelijk gebeuren, door misverstand is dit fout gelpopen.

Jeroen Sopers wil dat de DBMN gaat helpen bij het faciliteren bij gehandicapten darten. Uiteraard wil het bestuur dat. Er wordt voorgesteld om een commissie voor jeugdarts en gehandicapte darten in te stellen die met een voorstel gaat komen.
Voor de commissie jeugddarts en Gehandicapten darts hebben Rinus den Daas (Breakout), Jeroen Sopers (DV Houten), Marcel Burgmeijer (BAZ) en Jan van de Wijngaards (BAZ) hebben zich voorgesteld.

Arjan van Dongen: Gehandicapten met een aangeboren hersenletsel willen graag willen darten. Kan de bond ons daarbij helpen. Bijvoorbeeld kijken of er bij revalidatiecentrums of er interesse is.

Emiel van Hilten. Probleem is een vervoer. (Denk aan regiotaxi pas, 40 km afstand). Waarschijnlijk is dat niet voldoende.

8. Voorstellen vanuit de leden/bestuur (reglementswijzigingen)

Aanwezig 33 personen, 0 geldige machtiging is afgegeven en 17 verenigingsstemmen, totaal 55 stemmen, aldus Martin.

Stemverhoudingen extra stemmen afstemmen met Martin. Ook de opmerking over vereniging en minimaal 3 teams.

Vraag waarom is het voorstel van DV Houten niet meegenomen over het darten rondom kerst. Omdat wij zitten met een overvolle agenda
Waarom beginnen wij niet een week eerder. Komt door de zomervakantiespreiding. De beker begint al aan begin van september.

8.01 Voorstel Extra cup voor eredivisie (Niels de Ruiter)
Niels licht zijn voorstel toe. Is opzoek gegaan om de competitie spannend houden, zonder extra kosten of wedstrijd dagen. Beginnen met een test jaar. Het leeft wel in de eredivisie.

Jammer dat het alleen voor de eredivisie gaat gelden. Zou ook leuk zijn ook voor de lagere divisie. Voorstel is om het eerst uit te proberen en daarna kijken of wij het kunnen uitrollen voor de lagere divisie.

Jeroen vindt het een goed idee om het iets te doen. Is niet mee eens dat na oud en nieuw niet meer ergens over gaat. Op papier heeft Jeroen gelijk maar in de praktijk valt het erg tegen. Wordt het niet een feestje van de top 4? Door meerdere periodes kunnen ook lagere teams plaatsen.

Is het een idee om ook de eerste divisie mee te laten doen? Nee, want dan kom je in de knel met de divisiekampioenschappen.

Michiel je hebt 6 teams. Willen alle teams wel die extra dag wel willen spelen. De teams waren positief dus een extra dag zal geen probleem zijn. Ook zal dit niet in de knoop komen met de LACO.

Stemming: Unaniem aangenomen. Eind volgend jaar komt een evaluatie. In de voorjaar ALV wordt aan door het bestuur een mandaat gevraagd om het bij een positieve evaluatie in het reglement op te nemen.

Op de achtergrond ook de andere divisie mee laten draaien voor de evaluatie. Niels komt in de evaluatiecommissie.

8.02 Voorstel ‘werkgroep wijziging puntensysteem/spelformat eredivisie’ (Niels de Ruiter)
Voorstel is om het puntsysteem te wijzigen. Bijvoorbeeld zoals het eredivisie voetbal (3-1-0 systeem) of een 10 punten systeem. Kan dus ook gelijk gespeeld worden. Er worden hierover al jaren gesproken maar nooit onderzocht wat de gevolgen zijn.
Niels legt uit.

Voorstel is om een onderzoekscommissie aan te stellen die met een gedegen onderzoek en voorstel gaat komen. Er hoeft geen stemming plaats te vinden.
Dirk-Jan vraagt zich af heeft een voorstel überhaupt kans van slagen? Dit is een goede vraag maar nooit is er een goed onderzoek naar de gevolgen.

Niels de Ruiter, Chris Fredriks, Maarten Hofman, Ron van Swol en Frances van Kooten hebben zich aangemeld om plaats te nemen in de onderzoekscommissie.

Pauze…………………. Rondvragen kunnen worden ingeregeld.

8.03 Reglementsaanpassing ARTIKEL 10 – MATERIELE BEPALINGEN (Bestuur)
Eerste punt toevoeging 1F. Mag geen gevaar opleveren? Jeroen Sopers Vraagt wat verstaan wordt onder gevaarlijk. Vindt dat het niet meetbaar is. De regel moet smart zijn.
Voorgesteld wordt om toevoegen aan het reglement aan dit ter beoordeling van de Baancontrole is.
Hoe bepaal je dat achter af? Door middel van foto’s.
Toevoeging reglement 1f: unaniem akkoord.

De verlichting moet gemeten worden op de trippel. Dit wordt voorgesteld om aan te passen.
Het dartbord moet zijn voorzien van een goede verlichting, welke bijvoorbeeld geleverd kan worden door tenminste twee spots, een TL balk of LED verlichting. De verlichting moet zodanig zijn opgehangen, zodat deze geen verblindende uitwerking heeft op spelers/scheidsrechters. De gemeten lichtsterkte op de triple 20, triple 16 en triple 15 moet minimaal 600 lux zijn. De gemeten lichtopbrengst moet zo gelijkmatig mogelijk verdeeld zijn over het bord. De toegepaste kleur moet tussen de 2700 en 3000 Kelvin liggen, voor een licht bord gaat de voorkeur uit naar 2700 Kelvin en voor een geel bord 3000 Kelvin. De verlichting moet dusdanig opgesteld worden dat er geen of een minimale schaduw zichtbaar is als de pijlen in het bord staan, dit ter beoordeling van de DBMN.
Met aanpassing van de trippel is aanpassing reglement 5a: unaniem akkoord.

Na discussie wordt voorgesteld om bij 5b de volgende stuk tekst toe te voegen “mag niet fysiek niet hinderen bij de worp”.
De opstelling van de verlichting mag de darter op geen enkele wijze fysiek hinderen of belemmeren bij zijn worp. Daarnaast moet de schrijver elk vak op het dartsbord dat punten oplevert kunnen zien vanaf zijn/haar plaats. Tenslotte moet ook het schrijfbord op zodanige wijze verlicht zijn dat het voor de spelers duidelijk zichtbaar is.
Toevoeging en voorstel leden reglement 5b: unaniem akkoord

Toevoeging reglement 5c:
Ron geeft uitleg bij de Surround verlichting. Samen met de NDB is gekeken of er heldere richtlijnen bepaald konden worden. Er was te veel willekeur van de Surround verlichting in de locaties.
Vraag aan de commissie, is de hoogte uitgetest? Hoe gaat het met gooi stijlen. Dat is gebeurd met meerdere bekende darters getest. Die gingen akkoord met het voorstel die voorligt.

Door het aangeven van maten wordt het voor de baancontroleurs het makkelijker om de nieuwe verlichting te controleren.

Evert Roetman geeft zijn ervaring aan. Door de nieuwe verlichting had het bord een andere kleur waardoor het net lijkt of de afstanden anders zijn.
Ron geeft aan dat je dit niet kan wegnemen.

Wat is het voordeel van de surroundverlichting? Daar is niet naar gekeken. Sommige lopen er mee weg en sommige zijn erop tegen.

Michiel Sloos vraagt of meteen na aanneming van het voorstel de banen worden gecontroleerd?
Ja, het is een baanverandering die moet door de captain gemeld worden. Tussen de melding en de baancontrole wordt gedoogd. Kunnen de meldingen op de site gezet worden. Er wordt zo snel mogelijk nog voor het start van het seizoen om een hoop banen te keuren. Op de nieuwe keuringscertificaat komt een foto.

Marcel Burgmeijer. Is het mogelijk om goede en slechte voorbeelden op de site te zetten? Nee dat is niet te doen. Er wordt gewerkt met objectieve maten en niet per producten.

Bij twijfel melden/klacht bij het wedstrijdformulier. Dat wordt dan snel opgepakt door de baancontroleurs.

Kan de captain aangeven op de site of er op een surround verlichting wordt gebruikt.

Hoe zit het als je als schrijver wordt verblind door de verlichting. Dat houd in dat je het bord niet goed kan zien en zou dit dus worden afgekeurd.

Voorstel wordt aangepast gemeten op de trippel i.p.v. de dubbel.
Indien er gebruik wordt gemaakt van zogenaamde ‘surround verlichting’ dan dient de gemeten lichtsterkte op de trippel 20, trippel 16 en trippel 15 minimaal 300 lux te zijn.

Daarnaast dient de verticale afstand van de bull tot de rand van de surround, zoals weergegeven op de afbeelding rechts, minstens 30 centimeter te zijn bij een diepte van 9,5cm of kleiner. Elke 0,5 cm diepte extra geeft een stijging van 1 cm betreffende de minimale verticale afstand van de bull tot de rand van de surround.

Principe discussie. Willen wij wel deze Surround verlichting toestaan.

Bij de NDB wordt nu een voorstel geschreven door een commissie over normalisatie over de materialisatie als die wordt overgenomen dan gaat dat gelden voor alle bonden. Tegen stemmen nu kan inhouden dat in september het voorstel door de bond wordt opgelegd.

Het ingebrachte voorstel van het bestuur wordt aangenomen.
3 stemmen tegen. 20 stemmen onthouden en 32 stemmen voor. Aangenomen.

9. Verkiezing bestuursleden
9.1 Aftreden en niet herkiesbaar Ron van Doorn
Ron wordt hartelijk bedankt en krijgt een aardigheidje voor zijn inzet.

9.2 Aftreden en herverkiezing René van Stipriaan
René van Stipriaan wordt voorgedragen als algemeen bestuurslid. Hij wordt – met handstemming – enthousiast aangenomen. Wel wordt er gevraagd om te zorgen voor extra ondersteuning. Des gewenst door externe inhuur.

9.3 Verkiezing penningmeester Renee Langevoort
Renee Langevoort wordt voorgedragen als bestuurslid met als hoofdtaak penningmeester. Hij wordt – met handstemming – enthousiast unaniem aangenomen.

9.4 Verkiezing secretaris Frances van Kooten
Frances van Kooten wordt voorgedragen als bestuurslid met als hoofdtaak secretaris. Ook hij wordt – met handstemming – enthousiast unaniem aangenomen.

Kan er gezocht worden naar projectmatig gerichter gezocht worden naar vrijwilligers. Actie punt bestuur.

Komt er een nieuw bestuurslid ipv Ron. Het bestuur gaat opzoek. Meldt u aan.

10. Verkiezing kascontrolecommissie
Maarten Slijkhuis heeft al twee periodes gehad als commissielid.

Ton van Vliet heeft maar 1 periode in de commissie geweest en blijft in de commissie. Michiel Sloos biedt zich aan. Dirk –Jan Kramer als reserve.
De vergadering gaat unaniem akkoord.

11. Verslagen overige commissies
Hiervan wordt geen gebruik gemaakt.
Marco Noordzij stopt met de baancommissie. Gaat wel door met zich inzetten voor de DBMN.
Sandra Mengerink-Lazet wordt voorgedragen als lid van verdiensten van DBMN. Dit wordt unaniem aangenomen.

12. Rondvraag
12.01 – Dirk-Jan: Er is een grote financiële reserve wat gaat daarmee gebeuren. Denken jullie ook aan het jubileum 30 jaar. Antwoordt is ja. Als de leden ideeën hebben voor het jubileumjaar gaarne melden aan het bestuur.

12.02 – Wat is de minimale financiële reserve die de DBMN wil/moet hebben? Hierop wordt teruggekomen en wordt in de begroting meegenomen.

12.03 – Jeroen Sopers: Mis een goede communicatie vanuit de bond. Is er een beter manier om de leden te bereiken? Er wordt een nieuwe site gelanceerd. Twitter en Facebook is een goed medium om leden te bereiken. Maar het bestuur beaamt dat er verbeterpunten zijn.
De nieuwe site gaat de lucht in zodra de technische problemen opgelost zijn.

12.04 – Hoe staat het met standen invoeren via een app, Daar is het bestuur mee bezig. Worden Roy en Tom in meegenomen.

12.05 – Christa is het mogelijk om de DBMN makkelijker te vinden op bv Google. Probleem is bekend en wordt opgelost zodra nieuwe site “live” staat.

12.06 – Christa Beschikbaarheid van laco jeugd formulieren moet nog op de site gezet worden. Zal worden uitgezocht.

12.07 – Christa Surround verlichting. Al behandeled, is overgeslagen

12.08 – Christa er moeten nieuwe shirts bestellen. Waar blijven die. Er moeten meerdere aangeschaft worden. Moet er een nieuw ontwerp komen. Voor het nieuwe seizoen wordt het geregeld.

12.09 – Christa: Shirt voor de gewonnen jeugd speller ligt bij de leverancier.

12.10 – Christa Nergens valt het op dat er een baancontrole of wedstrijdcontrole geweest is. Kan de communicatie hierover op de site gezet worden.

12.11 – Christa: waarom zijn de foto’s van LaCo jeugd niet bijgewerkt. SR: Facebook hebben de foto’s wel gestaan en op de nieuwe site is het de bedoeling dat de LaCo managers zelf foto’s uploaden en verhalen schrijven.

12.12 – Christa op 2 september 2017 vind het captains dag plaats en dan vind ook de CLoD plaats kan de captains dag verplaatst worden. Nee. Dan zou je voor 4 personen de captainsdag moeten verplaatsen. Vanuit de zaal wordt ook nog gemeld dat de verhinderde spelers kunnen machtigen.

12.13 – Christa kan de singel percentage LaCo jeugd eerder gepubliceerd worden. Is iets wat NDB zorg voor heeft. Niels geeft aan namens NDB dat dit niet gebeurd omdat het een soort van competitievervalsing opleverde.

12.14 – Christa Verenigingen en digitaal invoeren. Verenigingen moeten de teams digitaal inschrijven en de handtekeningen worden verzameld en in zijn geheel worden betaald. De communicatie hierover is niet goed gegaan. Let op de inschrijving is tot 1 juli 2017. De handtekening mogen digitaal op pdf worden gemaild.
12.15 – Christa wanneer is er weer een jeugd instuif. Wordt met de eerder opgerichte commissie besproken.

13. Sluiting
Niels bedankt het bestuur voor het verzette werk. Iedereen is daar mee eens.

Martin bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid en biedt iedereen namens de bond nog een drankje aan bij de bar. Hij sluit de vergadering om 23:10 uur.

Actiepunten Bestuur:
1. Overleg met NDB m.b.t. rechtsbijstandverzekering.
2. In 2018 de ALV eerder in het jaar organiseren, bij voorkeur in maart.
3. Nagaan of een foto op het certificaat van de baankeuring geplaatst kan worden.
4. Opnemen in cijfers “sponsorgeld in natura”
5. Er moet een toelichting op jaarverslag komen in “Jip en Janneke” taal
6. Gerichter naar vrijwilligers zoeken en niet naar vrijwilligers in het algemeen.

DOWNLOAD PDF

Klik hier voor de agenda

Klik hier voor Bestuursleden ter verkiezing

Klik hier voor Jaarverslag DBMN.

Klik hier voor het financieel verslag (volgt spoedig mogelijk.)

Klik hier voor Voorstel reglementswijziging